هيكلية شعبة التسجيل
وحدة تسجيل الطلبة
1- وحدة تسجيل الطلبة :تعنى الوحدة بتسجيل الطلبة المقبولين في كليتنا وإستلام وتدقيق مستمكاتهم المطلوبة للتسجيل وفتح اضبارة لكل طالب وحفظها في أماكن خاصة برقم خاص لكل طالب ومتابعة شؤون الطلبة وكل مايتعلق بهم لحين تخرجهم.
2- وحدة تدقيق الوثائق:تعنى الوحدة بتدقيق وثائق الطلبة المقبولين في كليتنا سواء كانوا من خريجي الدراسة الإعدادية أو المدارس المهنية أو المعاهد التقنية أو الشهادات المعادلة وذلك من خلال مراجعة الوزارات المعنية وحفظ نتائج وتقارير التدقيق في بوكس خاص لكل عام دراسي.
3- وحدة الوارد والصادر والأرشفة الألكترونية: تعنى الوحدة بإستلام وتنظيم وأرشفة الوارد وطباعة وتنظيم وأرشفة الصادر وتثبيت الوارد والصادر في سجلات خاصة وحفظهما في بوكسات مرقمة وفي الحاسوب كل كتاب برقم خاص.
4- وحدة متابعة الخريجي: تعنى الوحدة بمتابعة خريجي كليتنا وحفظ كل المعلومات المتعلقة بهم بعد تخرجهم والدوائر التي أرتبطوا بها بالنسبة للمتعيينين والمواصلة معهم من خلال موقع الكلية ومن خلال هواتفهم النقالة المثبتة ضمن معلوماتهم.
5- وحدة الوثائق والشهادات:تعنى الوحدة بإصدار تأييدات ووثائق الطلبة الخريجين من كليتنا بعد تدقيق درجاتهم واحتساب معدلاتهم من قبل اللجان الإمتحانية وبعد تهية الفورمة الخاصة بالوثائق والتأيدات وتنزيل درجاتهم ومعدلاتهم.
تعنى شعبة التسجيل بمجموعة من الأمور:
1ـ تسجيل الطلبة المقبولين في كليتنا وإستلام وتدقيق مستمكاتهم المطلوبة للتسجيل وفتح اضبارة لكل طالب فقد تم الاعتناء بأضابير الطلبة بشكل خاص لأهميتها فتم حفظ كل ما يتعلق بالطالب بشكل دقيق ومتقن وبترتيب موحد لجميع الطلبة ولجميع المراحل من فترة دخولهم الى حين تخرجهم من الكلية كما تم حفظ جميع ما تحتويه الإضبارة على شكل صورة ( سكنر ) في الحاسوب في فولدر خاص باسم العام الدراسي المقبول فيه الطالب كما تم تسمية الإضبارة برقم خاص لكل طالب لا يتكرر يشير إلى تسلسله ونوع قسمة وسنة قبوله في الكلية.
2 ـ إستلام وتنظيم وأرشفة الوارد وطباعة وتنظيم وأرشفة الصادر وتثبيت الوارد والصادر في سجلات خاصة وحفظهما في بوكسات مرقمة وحفظهما في الحاسوب على شكل صورة ( سكنر ) كل كتاب برقم خاص.
3ـ إدخال معلومات جميع الطلبة في برنامج خاص ( قاعدة بيانات الطلبة ) المتعلقة بالتسجيل والمتعلقة بالأقسام العلمية لسهولة طلب أي معلومة خاصة بالطلبة ومن هذه القاعدة يتم إصدار هويات للطلبة .
4ـ إعداد بطاقة الدرجات للطلبة فقد تم إعداد بطاقة درجات خاصة بكل طالب تتضمن اسم الطالب الرباعي ورقمة الخاص به والقسم العلمي وسيرته الدراسية ودرجاته لجميع المراحل مثبتة هذه البطاقة بالحاسوب تطبع طباعة ملونة عند تخرج الطالب وتحفظ في اضبارته .
5ـ إصدار تأييدات ووثائق الطلبة الخريجين من كليتنا فقد تم إعداد تأييد تخرج ووثيقة تخرج باللغة العربية وباللغة الإنكليزية للطلبة الخريجين بالاعتماد على درجات كل طالب وبالاعتماد على الدرجات المرفوعة من اللجان الامتحانية للأقسام العلمية من خلال السيد العميد وقد تم إعداد هذه الوثائق في فولدر خاص لكل طالب في الحاسوب حتى تكون جاهزة عند الطلب.
