مهام الشعبة:
- استلام الكتب الواردة الى الكلية من جميع دوائر الدولة سواءاً عن طريق بريد رئاسة الجامعة او ايصالها عن طريق معتمد البريد.
- توزيع الكتب الواردة بعد اطلاع السيد عميد الكلية عليها بعد ما يتم اخذ وارد في سجلات الكلية ومن ثم ارشفتها الكترونياً حيث توزع حسب هامش السيد العميد الى الاقسام والشعب والوحدات.
- تحرير الكتب والمخاطبات الرسمية المتعلقة بالجانب الاداري لغرض توقيعها من السيد عميد الكلية ومن ثم اعطاء صادر الكلية حسب مفاتيح الاضابير المعتمدة لهذا الغرض.
- اعطاء صادر الكلية لجميع الكتب الصادرة من المفاصل الادارية الاخرى في الكلية وحسب الرموز المثبتة.
- حفظ جميع الكتب الواردة التي لا تتطلب اجابات في اضبارة وارد الكلية.
- حفظ جميع الكتب الصادرة في اضابير الحفظ وحسب الرموز مع اولياتها في الاضابير التي تخص الادارية وحفظ نسخه من الصدر في اضابير الحفظ من التي تخص الشعب الاخرى.
- ارشفة جميع الكتب الصادرة من عمادة الكلية بمختلف الشعب والوحدات حسب نظام الارشفة التي تم تنصيبه من قبل رئاسة الجامعة الذي يمكن من خلاله استعادة الكتب التي تحتاجها عمادة الكلية كأوليات.
- تثبيت ما يصدر عن عمادة الكلية في السجلات المعدة لهذا الغرض قبل الحفظ في الاضابير والتي من شأنها تسهيل عمل الشعبة في استرجاع المعلومات المطلوبة.
- متابعة الجانب الاداري لطلبة الدراسات العليا سواءاً خارج العراق او داخله والمتعلقة بانتهاء الاجازة او تمديدها اوتمديد التفرغ الجزئي وحسب الاضابير المعتمد لهذا الغرض.
- اجراء العلاوات (فصلياً) لمنتسبي كليتنا من خلال سجل الدرجات الوظيفية والمتغيرات التي طرأت على علاوة المنتسب من (شكر وتقدير من رئاسة الجامعة، عقوبة، اجازة امومة، اجازة بدون راتب ….. الخ).
- تنظيم ومتابعة استمارات الاجازات الخاصة بالموظفين واجازاتهم المدورة.
- متابعة استمارات الاجازات الزمنية.
- متابعة حضور وانصراف الموظفين.
- متابعة تثبيت التدريسيين والموظفين في وظائفهم بعد اتمام مدة التجربة المنصوص عليها قانوناً.
- حفظ الكتب التي تخص التدريسيين او الموظفين في اضبارته الشخصية سواءاً اضبارته الكترونية او الاضبارة الورقية.
- تنظيم استمارة العاملين بصفة اجور يومية وتسليمها الى شعبة الحسابات في كليتنا في نهاية كل شهر لغرض احتساب رواتبهم الشهرية.
- بما ان وحدة الخدمات مرتبطة بالشعبة الادارية يتم توزيع اعمال الخدمات في اقسام وبناية عمادة الكلية يومياً ومتابعة العمل ميدانياً لتنفيذ الواجبات المطلوبة من اجل النهوض بالواقع الخدمي في كليتنا وتوفير متطلبات النظافة من خلال تقديم طلبات الشراء الى عمادة الكلية.
- متابعة اعمال حدائق الكلية والسعي لتوفير متطلبات ادامة المساحات الخضراء في الكلية وتوفير الاجواء المناسبة للطلبة من خلال توفير مقاعد الجلوس.
البريد الالكتروني لشعبة الشؤون الادارية:
eng.hrs@uokerbala.edu.iq
